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Papierstapel sind eine Qual, und die Verwaltung eines Dateisystems zu Hause kann eine Belastung sein. Sie müssen jedoch an einigen Dokumenten festhalten, da Sie nie wissen, wann Sie sie benötigen.
Wie lange müssen Sie Ihre Steuern, Quittungen, Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente aufbewahren? Jeder Dokumenttyp ist anders. Bewahren Sie also alle Ihre Unterlagen lange genug auf, bevor Sie den Aktenvernichter starten, auch wenn Sie denken, dass Sie damit fertig sind.
Aufrechterhaltung eines praktikablen Home-File-Systems
Ein Schlüssel zum Erstellen eines praktikablen Ablagesystems für zu Hause besteht darin, die Menge an Papier zu reduzieren, die Sie erhalten. Es kann die Menge an Papier, die Sie zerkleinern oder abheften müssen, wirklich reduzieren. Das bedeutet, Junk-Mail loszuwerden, sich für E-Rechnungen anzumelden und keine Flyer, Coupons, die Sie nie verwenden werden, Kataloge, die Sie nie lesen werden, oder andere Ephemera, an denen Sie das Gefühl haben, festhalten zu müssen, wenn Sie Sie kennen wirklich nicht.
Wenn Sie diese Vorsortierungsphase aus dem Ruder laufen lassen, werden Sie möglicherweise wirklich mit dem Papierkram zu kämpfen haben. Es kann sogar so weit kommen, dass Sie das Gefühl haben, es zu horten. In diesen Fällen kann es sehr hilfreich sein, sich an einen Fachmann zu wenden, der Sie durch den Entrümpelungsprozess führt.
Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ein gutes Mail-Management-System verfügen. Je effizienter Sie mit der eingehenden Post umgehen, desto seltener müssen Sie eine umfangreiche Sitzung mit Archivieren, Schreddern und Recycling durchführen.
Ein elektronisches System einrichten
Wenn Sie Ihre Papierablage durch die Einrichtung eines elektronischen Ablagesystems loswerden, sparen Sie Platz und befreien Sie von Papierkram. Ein elektronisches Ablagesystem ist sehr sinnvoll, denn es ist einfacher denn je.
Um loszulegen, benötigen Sie einen Scanner und einen Ort zum Speichern Ihrer Dateien: ein Ordnersystem auf einem Computer und ein Backup in der Cloud sowie eine externe Festplatte. Je mehr Backups Sie zu Hause und extern haben, desto besser können Sie den Papierkram ablegen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, etwas Wichtiges zu verlieren.
Richten Sie allgemeine Ordner für verschiedene Arten von Dokumenten ein (z. B. Haushalt, Steuern, Auto, Geburtsurkunden usw.) Bei der Ablage der Dokumente müssen Sie nicht zu genau vorgehen, da elektronische Ablagesysteme durchsuchbar sind.
Scannen Sie dann jedes Dokument und speichern Sie es entsprechend dem Inhalt in einem Ordner. Geben Sie jedem einen eindeutigen Dateinamen, um ihn zu beschreiben, damit er über die Suchfunktion Ihres Computers schnell gefunden werden kann. Außerdem kann das Hinzufügen des Datums am Ende des Dateinamens Ihnen helfen, denselben Dokumenttyp von verschiedenen Zeiträumen zu unterscheiden. Anstatt Ihre Stromrechnung beispielsweise Utilitystatement.pdf zu nennen, nennen Sie sie Utilitystatement-Feb2019.pdf.
Es gibt auch eine Reihe von Apps, mit denen Sie eine Vielzahl von Dokumenten schnell erfassen und speichern können. Viele können über Ihr Smartphone oder Tablet verwaltet werden, sodass Sie Papierkram (insbesondere Quittungen) loswerden können, wenn Sie nicht in der Nähe Ihres Heimcomputers sind.
Kopien behalten
Für Ihre wichtigsten Dokumente empfehlen Experten, mehrere Kopien aufzubewahren. Das kann bedeuten, dass Sie eine Kopie in Ihrem Cloud-Speicher und eine andere auf einer Festplatte aufbewahren. Es könnte auch bedeuten, eine Kopie in Ihrer elektronischen Akte und eine Papierkopie in einem feuerfesten Safe aufzubewahren.
Dokumente zur ewigen Aufbewahrung
Eine Reihe von Dokumenten sollte für immer gespeichert werden. Dies sind die wichtigsten, die Sie möglicherweise in Zukunft aus verschiedenen Gründen benötigen. Wenn Sie sicherstellen, dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden und dass eine Kopie sicher ist, sparen Sie viel Zeit, wenn sie benötigt werden.
- Akademische Aufzeichnungen: Diplome, Zeugnisse und alle Portfolioarbeiten, die in Zukunft bei der Bewerbung um eine Stelle verwendet werden können
- Annahmepapiere
- Taufscheine
- Geburtsurkunden
- Sterbeurkunden: Kann für Steuerzwecke benötigt werden
- Führerscheine
- Beschäftigungsunterlagen: Alle Klauseln, Vereinbarungen, Disziplinarakten und Leistungsüberprüfungen.
- Heiratsurkunden
- Medizinische Aufzeichnungen
- Militärische Unterlagen
- Reisepässe
- Renten- und Rentenunterlagen
- Sozialversicherungskarten
- Testamente
Dokumente, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen
Stellen Sie sich vor, auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich ein Leben lang Kontoauszüge und Rechnungen. Nach nur einem Jahrzehnt wäre dieser Stapel wahrscheinlich unverschämt groß. Es gibt viele Arten von Dokumenten – hauptsächlich Finanzdokumente –, die Sie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren sollten, aber nicht für immer aufbewahren müssen. Sie müssen möglicherweise eine Weile monatlich oder wöchentlich darauf verweisen, dann werden sie nur noch ein Stück Papier, das herumliegt und Unordnung verursacht.
Der schwierige Teil ist zu wissen, wann Sie diese Art von Datensätzen loswerden können. Es gibt keine gute Antwort auf alles, aber empfohlene Richtlinien basierend auf dem, was es ist:
- Kreditkartenrechnungen: Sofort nach Bezahlung vernichten.
- Kontoauszüge: Ein Monat
- Rechnungen: Ein Jahr für alle Steuer- oder Garantieleistungen; alle anderen rechnungen sollten sofort nach bezahlung geschreddert werden.
- Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen: Ein Jahr oder bis Sie Ihren W-2-Auszug für dieses Steuerjahr erhalten haben
- Anlageunterlagen: Sieben Jahre nachdem Sie das Konto geschlossen oder das Wertpapier verkauft haben.
- Steuerunterlagen: Sieben Jahre, einschließlich Ihrer Einreichung und aller Begleitdokumente wie W-2 und Quittungen
- Kaufbelege: Für größere Anschaffungen wie Geräte und Elektronik während der gesamten Garantiezeit aufbewahren. Bewahren Sie den Beleg für Dinge wie Lebensmittel und Kleidung nur so lange auf, bis Sie wissen, dass er für die Rücksendung der Ware nicht benötigt wird.
- Mietverträge: Bis zum Auszug behalten und die Kaution vom Vermieter zurückerhalten haben.
- Quittungen für Heimwerker: Bis zum Verkauf aufbewahren.
- Fahrzeugaufzeichnungen: Bis zum Verkauf des Bootes, Autos oder Motorrads aufbewahren.
So werden Sie Dokumente los
Das Schreddern von Dokumenten ist die wichtigste Möglichkeit, sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen. Grundsätzlich gibt es bestimmte Dokumente, die unbedingt geschreddert werden sollten. Dazu gehört alles, was Kontonummern, Geburtsdaten, Mädchennamen, Passwörter und PINs, Unterschriften und Sozialversicherungsnummern enthält.
Wenn Dokumente noch "aktiv" sind - Sie müssen sie zum Nachschlagen aufbewahren - legen Sie sie nach Themen in Ihr Heimablagesystem ab. Zerkleinern Sie sie erst, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Welche Dokumente sollen geschreddert werden?
Wenn Sie mit diesen Dokumenten fertig sind und sie nicht mehr benötigen, können Sie sie gerne vernichten:
- Geldautomatenquittungen
- Kontoauszüge
- Kopien der Geburtsurkunde
- Stornierte und entwertete Schecks
- Kreditkartenabrechnungen
- Kreditauskünfte
- Führerscheine (abgelaufen)
- Arbeitsdokumente, die identifizierende Informationen enthalten
- Abgelaufene Pässe und Visa
- Anlagekontonummern
- Legale Dokumente
- Investment-, Aktien- und Immobilientransaktionen
- Gegenstände mit Unterschrift (Mietverträge, Verträge, Briefe usw.)
- Kofferanhänger
- Medizinische und zahnärztliche Unterlagen
- Papiere mit Sozialversicherungsnummer
- Passwörter oder PIN-Nummern
- Gehaltsabrechnungen
- Vorab genehmigte Kreditkartenanträge
- Quittungen mit Girokontonummern, Kreditkartennummern oder anderen identifizierenden Informationen
- Steuerformulare
- Transkripte mit identifizierenden Informationen
- Reiserouten
- Gebrauchte Flugtickets
- Nebenkostenabrechnungen (Telefon, Gas, Strom, Wasser, Kabel-TV, Internet usw.)
Alles andere – wie Papierkram – können Sie einfach recyceln. Stellen Sie sicher, dass Sie ein flexibles Ablagesystem einrichten, damit Sie diese Dokumente im Griff haben. Es ist auch eine gute Idee, sich anzugewöhnen, Ihre gespeicherten Dokumente regelmäßig durchzusehen. Versuchen Sie dies, wenn Sie Rechnungen bezahlen, Ihre Steuern einreichen oder sich um eine ähnliche wiederkehrende Aufgabe kümmern, damit Sie nicht vergessen und Ihr Papierkram aus dem Ruder läuft.
