✅ So priorisieren Sie Ihre Aufgaben

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Fast jeder hat das Gefühl, zu viel zu tun und zu wenig Zeit dafür zu haben. Wenn Ihre To-Do-Liste voll ist, woher wissen Sie, welche Aufgabe Sie zuerst erledigen müssen? Dieses überwältigte Gefühl rührt von der Unfähigkeit her, all diese scheinbar dringenden Aufgaben zu priorisieren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre To-Do-Liste von Minute zu Minute länger wird und Sie nicht einmal wissen, wo Sie anfangen sollen, erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Aufgaben identifizieren, bewerten und priorisieren.

Machen Sie eine Liste

Bevor Sie versuchen, Ihre Verpflichtungen nach Wichtigkeit zu sortieren, nehmen Sie sich die Zeit, eine umfassende Liste von allem zusammenzustellen, was Sie benötigen oder erreichen möchten. Teilen Sie Ihre Liste in Abschnitte für verschiedene Arten von Aufgaben auf. Diese Kategorien könnten umfassen:
- Tägliche oder wöchentliche Aufgaben: Diese alltäglichen „To-Dos“ können persönlich sein, wie Essensplanung und Lebensmitteleinkäufe, oder arbeitsbezogen, wie eine wöchentliche Teambesprechung. Wenn Sie bereits einen Tagesablauf verfolgen, werden Sie mit diesen Aufgaben vertraut sein; Wenn nicht, ist dies ein guter Zeitpunkt, um einen zu erstellen. Was Sie angeben, kann variieren – einige Leute müssen sich nicht daran erinnern, E-Mails abzurufen oder Lebensmittel zu kaufen, aber andere werden die strukturierten Erinnerungen zu schätzen wissen, um bestimmte Aktionen zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen auszuführen.
- Aufgaben mit Fristen: Diese müssen bis zu einem bestimmten Datum erfolgen und bedürfen der Vorbereitung. Beispiele können eine Schulzeitung sein, die in drei Wochen fällig ist, oder eine Party, die Sie in sechs Monaten planen. Solche Aufgaben oder Projekte können später in kleinere Komponenten zerlegt werden. Zum Beispiel kann die Aufgabe des Schreibens einer Arbeit in das Lesen der relevanten Bücher, das Organisieren Ihrer Notizen, das Schreiben einer Gliederung, das Schreiben des ersten Entwurfs usw.
- Wiederkehrende Aufgaben: Diese treten nicht täglich oder wöchentlich auf, sind aber auch keine einmaligen Projekte. Wiederkehrende Aufgaben können Zahnarzttermine oder die Einreichung Ihrer vierteljährlichen geschätzten Steuern umfassen.
- Eigenmotivierte, notwendige Aufgaben: Dies sind Aufgaben oder Projekte, von denen Sie wissen, dass Sie sie erledigen müssen, aber niemand wird Sie dazu zwingen. Sie haben selten, wenn überhaupt, ein eingebautes Zeitlimit. Dazu können die Verbesserung der Website Ihres Kleinunternehmens oder die Suche nach einem neuen Hausarzt gehören.
- Eigenmotivierte, unnötige Aufgaben: Dies sind die erfreulicheren Aktivitäten, die jedoch eher auf der Strecke bleiben, da andere, offensichtlicher notwendige Aufgaben sie verdrängen. Denken Sie daran, zum Vergnügen zu lesen oder an Hobbys zu arbeiten.
- "Irgendwann"-Aufgaben: Diese Aufgaben hängen am Ende Ihrer To-Do-Liste oder im Hinterkopf herum, müssen aber normalerweise nicht bald erledigt werden; Streichen Sie beispielsweise Ihre Heizkörper.
Hinweis: Wie Sie diese Liste physisch erstellen, sei es auf einem Blatt Papier, in einem Planer, in einer App, mithilfe eines Online-Kalenders oder auf andere Weise, ist weniger wichtig als sicherzustellen, dass Sie eine Methode auswählen, die für Sie funktioniert und dass Sie werde verwenden.
Organisieren Sie Ihre Liste

Sobald Sie alles aufgelistet haben, was zu tun ist, können Sie sich überlegen, was Sie zuerst tun müssen. Alle Aufgaben können in eine von vier Kategorien einsortiert werden:
1. Dringende und wichtige Aufgaben oder "Must-Do"-Aufgaben, die zuerst erledigt werden sollten.
2. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben, die nach Möglichkeit delegiert werden können. Wenn eine Delegation nicht möglich ist, sollte Ihr Zeitplan genügend Flexibilität und zusätzliche Zeit enthalten, um sie zu berücksichtigen, wenn sie auftauchen.
3. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die im Voraus geplant werden sollten, damit sie nicht dringend werden.
4. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind und möglicherweise eliminiert werden können. Wenn Sie sie jedoch genießen, sollten sie in Ihren Zeitplan eingearbeitet werden, damit sie nicht durch anspruchsvollere Verpflichtungen überlastet werden.
Trinkgeld

Beschränken Sie Ihre täglichen Pflichtaufgaben auf höchstens drei. Der Tag kann auch kleinere Aufgaben beinhalten, die routinemäßiger oder weniger wichtig oder dringend sind, aber das Überladen mit größeren Aufgaben kann zu Stress und Enttäuschung führen.
Bewerten Sie den Wert jeder Aufgabe

Sie können den Wert einer Aufgabe auf verschiedene Weise beurteilen. Überlegen Sie beispielsweise, ob andere Personen betroffen sind und wie wichtig Ihnen diese Personen sind – die Zustimmung Ihres Chefs oder das Wohl Ihrer Kinder sind wahrscheinlich wichtiger als beispielsweise die Meinung einer Gruppe von Fremden, der Sie zugestimmt haben bei einem Treffen. Denken Sie jedoch daran, dass sich Prioritäten ändern können – wenn Ihr Chef Sie jetzt auffordert, etwas zu tun, wird Ihre vorherige erste Priorität wahrscheinlich auf die zweite reduziert.

Sie können auch Aufgaben einen hohen Stellenwert beimessen, die sich langfristig auszahlen oder die Sie einfach lohnen. Eine Referenz, auf die Sie wahrscheinlich beim Lesen über die Priorisierung von Aufgaben stoßen werden, ist die 80-20-Regel oder das Pareto-Prinzip, das besagt, dass 80 Prozent der Wirkungen von 20 Prozent der Ursachen herrühren. Dies ist eine gute Erinnerung, um herauszufinden, wofür Sie tatsächlich Zeit verbringen und welche Ihrer Bemühungen sich auszahlen.
Flexibilität zulassen

Ein funktionierender Zeitplan lässt Veränderungen zu und erkennt zeitliche Engpässe. Seien Sie realistisch, wenn Sie Ihre Tage priorisieren und planen. Überschätzen Sie im Zweifelsfall die Zeit, die eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Wenn zwei Aufgaben gleichzeitig fällig sind, hängt die Wahl, mit welcher Sie beginnen möchten, davon ab, wie Sie am besten arbeiten. Manche Leute ziehen es vor, die einfachere Aufgabe aus dem Weg zu räumen, um sich auf die komplexere zu konzentrieren; andere werden sich beruhigt fühlen, wenn sie zuerst mit der schwierigeren Aufgabe beginnen und sie ganz oder teilweise erledigen, bevor sie weitermachen. Denken Sie daran, dass Sie nicht eine Aufgabe oder ein Projekt von Anfang bis Ende übernehmen müssen, bevor Sie zur nächsten übergehen – es sei denn, Sie finden, dass diese Arbeitsweise Ihre Produktivität steigert.
Batch-Aufgaben

Das Stapeln von Aufgaben ist eine der effizientesten Möglichkeiten, diese nervigen, sich wiederholenden Aufgaben zu erledigen. "Batching" bezieht sich auf die kontinuierliche Arbeit an derselben Art von Aufgabe, z. B. das Bezahlen all Ihrer Rechnungen auf einmal oder das Öffnen Ihrer gesamten Post einmal pro Woche, bevor Sie zu einer anderen Aufgabe wechseln.

Um Batches zu erstellen, identifizieren Sie die Aufgaben, die Sie immer wieder erledigen, und richten Sie dann einen einfachen Workflow ein, dem sie folgen können. Dann erledigen Sie diese Aufgaben gleichzeitig mit diesem Workflow. Batching ermöglicht es Ihnen, immer wieder dieselbe Aufgabe zu erledigen, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, Anweisungen zu finden oder was als nächstes zu tun ist.
Beseitigen Sie Aufgaben, wenn möglich

Nachdem Sie alle Ihre Aufgaben aufgelistet und von den wichtigsten zu den am wenigsten sortiert haben, wird klar, welche Aufgaben am Ende der Liste stehen. Manchmal können Sie die Aufgaben möglicherweise an eine andere Person delegieren. Wenn dies nicht möglich ist, entscheiden Sie, ob Sie eine Zeit für sie einplanen oder sie eliminieren.

Sie haben vielleicht Aufgaben auf Ihrer Liste, die Sie nicht erledigen müssen oder die Sie nicht einmal erledigen möchten, aber Sie fühlten sich unter Druck gesetzt, Ihren Zeitplan irgendwann hinzuzufügen, wie zum Beispiel ins Fitnessstudio zu gehen oder an einem Buchclub-Treffen teilzunehmen . Wenn es Ihr Leben entlastet, können diese vollständig beseitigt werden.

Schließlich ist es möglich, dass Sie einfach zu viel zu tun haben. Wenn Sie nicht alles erledigen können, bewerten Sie Ihre Arbeitsbelastung, um festzustellen, ob Sie nur etwas mehr Übung beim Priorisieren benötigen oder ob Sie jemandem sagen müssen, dass Sie eine bestimmte Aufgabe nicht mehr ausführen können.