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Ein Büroumzug ist kompliziert. Bei so vielen Aufgaben übersieht man leicht kleinere, aber wichtige Aufgaben. Um Ihren Büroumzug auf Kurs zu halten, stellen Sie sicher, dass Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben haben, die Ihren Büroumzug unterstützen, und verwenden Sie den folgenden Checklisten-Leitfaden, der sicherstellt, dass nichts ungetan bleibt.
Kunden und Kunden
Es ist eine gute Idee, Ihren Kundenstamm zuerst über den Umzug zu informieren, am besten mindestens einen Monat vor dem Umzug. Geben Sie Informationen über den neuen Standort an, indem Sie entweder einen formellen Brief oder eine E-Mail mit einer beigefügten oder angehängten Karte an alle Personen in Ihrer Unternehmensdatenbank senden. Oder platzieren Sie im Falle eines Einzelhandelsgeschäfts eine Karte und ein Hinweisschild an der Haustür und legen Sie bei jedem Einkauf einen kleinen Flyer mit. Veröffentlichen Sie die Informationen auf Ihrer Webseite mit leicht verständlichen Anweisungen und allen Einzelheiten, die dazu führen, dass Ihre Kunden wiederkommen – dies kann ein „Einzugsverkauf“ oder eine offizielle Eröffnungsparty umfassen.
Sie sollten Ihre Kunden auch darüber informieren, ob Sie während des Umzugs überhaupt schließen oder Ihre Arbeitszeiten reduzieren - dies ist ein wichtiger Hinweis, um sicherzustellen, dass Kunden nicht frustriert sind, wenn Ihre Tür verschlossen ist. Wenn Sie im Voraus wissen, wann Sie für das Geschäft geöffnet sind, sparen Sie viele Anrufe von Ihren Kunden und verhindern, dass sie sich an Ihren Konkurrenten wenden, um Service zu erhalten. Mit anderen Worten, teilen Sie Ihren Kunden Ihren Plan mit, sie während des Übergangs zu bedienen.
Dienstleister, Lieferanten und Regierungsbehörden
Benachrichtigen Sie Dienste und Anbieter, die Ihr Unternehmen regelmäßig nutzt. Dies kann ein Druckerunternehmen, ein Kurierdienst, ein Geschäft für Bürobedarf oder ein Internetdienstanbieter sein.
Banken und Versicherungen
Banken müssen frühzeitig benachrichtigt werden – Sie müssen die Adresse auf Firmenschecks ändern, dann die Schecks drucken lassen und Kreditkartenunternehmen und andere Finanzinstitute oder Dienstleister benachrichtigen. Sie können entscheiden, dass Ihr Unternehmen von der Übertragung von Geschäftskonten von einer Bank auf eine andere oder von einer Filiale auf eine andere profitieren würde – sprechen Sie mit Ihrem Bankvertreter über die am neuen Standort/in der neuen Umgebung verfügbaren Dienstleistungen.
Auch Versicherungen müssen frühzeitig informiert werden. Sie müssen den neuen Raum bewerten und Ihnen gegebenenfalls einen neuen Kostenvoranschlag unterbreiten. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um mit Ihrem Versicherer über die Umzugsversicherung zu sprechen und was Sie zum Schutz Ihres Büros benötigen.
Eingehende Telefonnachrichten ändern
Neben der Aktualisierung von Unternehmensinformationen und Marketingmaterialien gibt es noch andere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Öffentlichkeit von dem bevorstehenden Umzug erfährt. Fügen Sie dem Anrufbeantworter/Voice-Mail-Dienst eine Benachrichtigung hinzu, in der das Datum des Umzugs, Ihr Umzugsort und die Auswirkungen auf den Dienst angegeben werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Kontaktinformationen für diejenigen Kunden angeben, die möglicherweise besondere Bedenken haben.
Lassen Sie die Mitarbeiter auch ihre direkte Office-Voicemail-Leitung mit Informationen zum Umzug und der neuen Adresse ändern. Auch hier ist es eine einfache Möglichkeit, Kontakte an den Umzug zu erinnern und diejenigen, die sich nicht in der Kontaktdatenbank befinden, über die Änderung zu informieren.
Ändern Sie Ihre Signaturzeile
Durch das Hinzufügen eines Hinweises in der E-Mail-Signaturzeile für alle Mitarbeiter wird sichergestellt, dass jede versendete E-Mail den Empfänger an den bevorstehenden Umzug erinnert. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Personen zu erreichen, die nicht in der Kontaktliste des Unternehmens aufgeführt sind.
Ausgehende Korrespondenz stempeln
Kaufen Sie einen roten Stempel mit der Aufschrift „Neue Adresse notieren“ – diese Stempel sind normalerweise in einem Bürobedarfsgeschäft erhältlich. Stempeln Sie aktualisierte Briefköpfe, um sicherzustellen, dass die Empfänger über die Adressänderung informiert sind. Beachten Sie, dass dieser Benachrichtigungsschritt möglicherweise erst nach Abschluss der Verschiebung anwendbar ist.
Telefon
Dies sollte das erste Versorgungsunternehmen sein, das Sie bezüglich Ihres Umzugs kontaktieren – Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Geschäft während des Umzugs geöffnet bleibt oder dass es so wenig wie möglich zu Störungen kommt. Teilen Sie der Telefongesellschaft den Umzug mit und bitten Sie darum, dass die Telefone einen Tag vor Ihrem Einzugstermin am neuen Standort installiert und betriebsbereit sind. Damit ist sichergestellt, dass das System an Ihrem ersten Tag am neuen Standort einsatzbereit ist.
Bitten Sie das Unternehmen, ab dem Tag Ihres Umzugs eine Anrufweiterleitung einzurichten. Wenn Ihr Unternehmen Telefonnummern ändert, bitten Sie darum, dass Ihrer alten Nummer ein Hinweis hinzugefügt wird, in dem Anrufer über die Änderung der Telefonnummer informiert werden. Sobald Sie umgezogen sind, ist es eine gute Idee, Ihre alte Nummer anzurufen, um sicherzustellen, dass der Dienst verfügbar ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre neue Geschäftsnummer und Adresse im nächsten Telefonbuch und Verzeichnis aktualisiert werden.
Post-, E-Mail- und Social-Media-Konten
Melden Sie Ihren Umzug der Post und lassen Sie die Post noch einige Monate nach dem Umzug nachsenden. Wie bereits erwähnt, fügen Sie vor dem Umzug und auch nach dem Umzug eine Umzugsbenachrichtigung zu den Unterschriftszeilen der Mitarbeiter hinzu. Nach dem Umzug sollte die Unterschrift den Empfänger bitten, die Änderung der Adresse und der Kontaktinformationen zu notieren. Regelmäßige Kurierunternehmen, die Pakete in Ihrem Büro abholen und abgeben, sollten ebenfalls über die Adressänderung und etwaige Serviceänderungen informiert werden.
