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Die meisten Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeitern benötigen eine starke Kommunikationsstrategie sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation. Egal, ob es sich um Benachrichtigungen über Richtlinienänderungen, alltägliche Verfahren oder andere Dinge handelt, die Mitarbeiter müssen über wichtige Dinge Bescheid wissen.
Dazu gehört auch die Erstellung eines Plans für einen Büroumzug und die Erstellung einer Umzugscheckliste.
Auch wenn Sie denken, dass die Planung eines Büroumzugs so viele Schritte umfasst, dass Sie nicht einmal die Zeit haben, über Kommunikation nachzudenken, müssen Sie sich wirklich ein oder zwei Tage Zeit nehmen, um eine feste Strategie zu entwickeln, die sowohl Mitarbeiter als auch Ihre Kunden auf dem Laufenden hält der anstehenden Änderungen.
Ganz wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter direkt am Umzug beteiligen, da sie wahrscheinlich am stärksten von dem Umzug betroffen sind.
Wichtige interne Nachrichten
Die Kernbotschaften sollten Timing, Verpackung, Büroschließungen, neues Bürolayout und Details zum neuen Standort beinhalten.
- Zeitleiste: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Schritte des Umzugs auflisten, damit jeder weiß, was ihn wann erwartet.
- Verpackungsanweisungen: Geben Sie den Mitarbeitern Anweisungen, wie sie ihre Büros oder Kabinen für den Umzug packen. Dies sollte beinhalten, wo man Verpackungsmaterial bekommt, was sie für die Verpackung verantwortlich sind und welche Fristen sie haben.
- Vorankündigung allfälliger Büroschließungen: Während des Umzugs müssen Sie möglicherweise das Büro schließen, um die endgültige Verpackung und den Umzug von Bürogeräten und Möbeln zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter diese Termine kennen und wissen, ob und wie das Geschäft während des Umzugs weitergeführt wird und wie sich dies auf ihren Arbeitsplan und ihre Arbeitsbelastung auswirkt.
- Neuer Büroplan: Die Mitarbeiter wollen frühzeitig wissen, wie die neuen Räumlichkeiten aussehen und wie die Büros eingerichtet werden. Werden sie noch einen eigenen Raum haben oder werden sie jetzt in einer Kabine oder einem offenen Grundriss sein? Stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit schaffen, die Mitarbeiter darüber zu informieren, wie sich ihr Arbeitsbereich ändern könnte.
- Die neuen Standort-, Park- und Pendelmöglichkeiten: Stellen Sie den Mitarbeitern alle Informationen zur Verfügung, die sie über den neuen Standort benötigen, damit sie den Transport zum neuen Standort vorbereiten können.
Möglichkeiten, den Mitarbeitern Ziele zu kommunizieren
Die Art und Weise, wie Sie die Nachricht übermitteln, sollte von der Art der Nachricht bestimmt werden. Die Zeitleiste könnte beispielsweise problemlos über Ihr Firmen-Intranet bereitgestellt werden; in der Erwägung, dass Büroschließungen am besten auf einer Personalversammlung präsentiert werden können, um sicherzustellen, dass Fragen gestellt und beantwortet werden können.
- Intranet: Für Unternehmen oder Organisationen mit einem Intranet ist dies normalerweise die beste Plattform für die meisten Nachrichten. Es ermöglicht einfache Aktualisierungen von Dateien und Informationen, die alle Mitarbeiter erreichen können.
- Persönliche Treffen: Unabhängig von der Botschaft sind Mitarbeiterversammlungen ein guter Ort, um Ankündigungen zu machen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine umfassende Diskussion zu führen. Sie können die Besprechungszeit auch nutzen, um zu überprüfen, wie die Informationen kommuniziert werden, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie auf dem Laufenden bleiben.
- Email: E-Mail ist zwar einfach, aber nicht immer der beste Weg, um Informationen weiterzugeben. Sie möchten nicht so viele E-Mails versenden, dass die Leute die Informationen nicht finden, wenn sie sie brauchen. Wenn Sie E-Mail verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie diese nur verwenden, um anderen mitzuteilen, wo sie die Informationen erhalten können.
- Gemeinsame Ordner: Wenn Sie kein Intranet haben, erstellen Sie einen gemeinsamen Ordner auf einem Netzlaufwerk, auf den jeder zugreifen kann.
- schwarzes Brett: Sie können einen physischen Raum verwenden, um Informationen zu veröffentlichen. Die Leute können es oft überprüfen, und es bietet auch einen Ort, an dem sich Menschen treffen und ihre Anliegen besprechen können.
