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Der Umzug Ihres Unternehmens an einen neuen Standort ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige Planung und mehrere Vorbereitungsschritte erfordert. Wie bei jedem großen Projekt ist es am besten, die Arbeitsbelastung aufzuteilen und bestimmte Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter zu verteilen. Der frühzeitige Beginn des Prozesses und die Aufrechterhaltung einer offenen und häufigen Kommunikation sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen und weniger stressigen Umzug.
Erstellen Sie eine Zeitleiste
Erstellen Sie eine Zeitleiste, die alle wesentlichen Phasen Ihres Umzugs enthält. Um sicherzustellen, dass der Zeitplan durchführbar ist, besprechen Sie den Plan mit allen am Umzug beteiligten Teammitgliedern. Seien Sie realistisch, wie viel Zeit Sie benötigen. Ein kleines Büro benötigt möglicherweise mindestens drei Monate für die Vorbereitung, während ein mittleres bis großes Büro möglicherweise sechs bis acht Monate oder mehr einplanen muss. Auf jeden Fall ist es wichtig, so früh wie möglich zu beginnen.
Gestalten Sie den neuen Raum
Der nächste Schritt besteht darin, alle verfügbaren Informationen über den neuen Raum zu sammeln. Versuchen Sie, Blaupausen oder einen Grundriss zu erhalten, damit Sie wichtige Komponenten wie Steckdosen und Stauraum identifizieren und mit der Gestaltung des neuen Bürolayouts beginnen können. Es ist auch eine gute Idee, einen allgemeinen Grundrissplan für Ihren aktuellen Raum zu haben, damit Sie die beiden vergleichen können. Wenn es im aktuellen Büro Bereiche gibt, die nicht funktionieren, identifizieren Sie diese jetzt, damit die gleichen Probleme in Ihrem neuen Bereich vermieden werden können.
Erstellen Sie außerdem eine Liste potenzieller Probleme mit dem neuen Raum, z. B. ein kleinerer Empfangsbereich oder weniger Lagerkapazität oder vielleicht ein größerer offener Raum, der mehr Kabinen oder temporäre Wände erfordert. Es kann erforderlich sein, Tischler, Maler, Elektriker, Systeminstallateure oder andere Fachleute zu beauftragen, um Wände zu bauen, Verkabelungen hinzuzufügen oder kosmetische Änderungen vorzunehmen, bevor Sie einziehen.
Bauen Sie Ihr Umzugsteam auf
Beauftragen Sie für mittlere bis große Büros jemanden (oder fragen Sie nach Freiwilligen) aus jeder Abteilung oder Abteilung, um ihren jeweiligen Bereich zu koordinieren. Dies kann dem Abteilungsleiter oder Manager zugewiesen werden, der dann sicherstellen kann, dass jeder Mitarbeiter die Verantwortung für das Verpacken seines Schreibtisches, seiner Akten und seiner persönlichen Gegenstände übernimmt. Bei kleineren Büros können Sie alleine sein. Wenn ja, identifizieren Sie einige Schlüsselpersonen, die bei der Koordinierung des Umzugs helfen können.
Ihr Team kann Ihnen auch dabei helfen, aktuelle Probleme mit den alten Räumen zu identifizieren und mögliche Lösungen für das neue Büro zu finden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, andere Standpunkte einzubeziehen und einen Konsens zu erzielen, insbesondere wenn einige Mitarbeiter die Änderung nicht unterstützen.
Regelmäßige Meetings durchführen
Legen Sie in Ihrem Zeitplan regelmäßige Besprechungen fest, um den Umzug und den Fortschritt mit allen Mitarbeitern zu besprechen. Es ist wichtig, alle auf dem Laufenden zu halten und sich Zeit zu nehmen, um auf die Bedenken und Kommentare der Mitarbeiter einzugehen. Ein Umzug ist für alle Beteiligten stressig und kann stressiger sein, wenn Entscheidungen nicht angemessen kommuniziert werden.
Bestimmen Sie Ihr Budget
Wenn Ihnen für Ihren Umzug ein bestimmter Budgetbetrag zugewiesen wurde, ist es wichtig, die Kosten zu ermitteln, bevor Sie Umzugsunternehmen einstellen oder sogar den ersten Karton packen.
Aufgaben zuweisen
Lassen Sie Ihr Umzugsteam eine Liste der Aufgaben erstellen, die in den Wochen vor dem Umzug erledigt werden müssen, und stellen Sie sicher, dass kritische Aufgaben zum Zeitplan/Plan hinzugefügt werden. Fragen Sie jeden Abteilungsleiter oder Vorgesetzten, was in seinem Bereich erforderlich ist, zu dem auch spezialisierte Serviceanbieter wie Installateure von Telefonleitungen oder Computernetzwerkspezialisten gehören können. Stellen Sie außerdem sicher, dass die öffentlichen Bereiche abgedeckt sind, wie z. B. der Rezeptionsbereich, die Lobby und die Lagerräume.
Mieten Sie die Umzugshelfer
Die Einstellung von Umzugsunternehmen ist eine der wichtigsten Aufgaben bei einem Firmenumzug, und es gibt Umzugsunternehmen, die sich auf Büroumzüge spezialisiert haben. Wie bei jedem Haushaltsumzug ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Unternehmen zuverlässig ist und Sie den besten Service für die Kosten erhalten. Recherchieren Sie, stellen Sie die richtigen Fragen und lassen Sie das Unternehmen in Ihr Büro kommen, um Ihren Umzug zu beurteilen.
Diese Aufgabe kann einer Person oder Gruppe oder einigen verschiedenen Personen zugewiesen werden, wobei jede bestimmte Unternehmen anruft und dann Notizen vergleicht. Beginnen Sie in jedem Fall früh, um sicherzustellen, dass Sie den besten Preis erhalten und für Ihre Bedürfnisse geeignet sind.
Erstellen Sie eine Kontaktliste
Eine Kontaktliste hilft sicherzustellen, dass alle, mit denen Sie Geschäfte machen, einschließlich Lieferanten und Kunden, wissen, dass Sie umziehen. Es ist eine gute Idee, diese Aufgabe einer Person zu übertragen, die sie beaufsichtigt, um zu verhindern, dass Kontakte durch die Ritzen fallen. Die Benachrichtigung von Kunden und Kunden erfordert eine spezifische Kommunikation über Ihren neuen Standort und die Funktionsweise des Unternehmens während des Umzugs. Solche Informationen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden Ihre Dienste nicht woanders suchen.
